以前，蒐集學員通訊錄、部落格。常需要花很多人力及紙張。但經由 Google 的試算表功能及部落格功能。可以簡單快速地達到此一目的。

Step01. 開啟並進入 Google 文件。選取 "新增 / Spreadsheet"。

Step02. 
在第一列中輸入想取得的資料。通常有 姓名、電話、部落格…等。
因為是剛開始，在右下角會有通知本文件並未存檔。
完成欄位名稱後按下右上角的 儲存 鈕。 

Step03. 請輸入文件的檔名。再按下 確定 鈕。 

Step04.
完成後下次再進來即可見到檔案名稱。
在右方有自動儲存…字樣。
在 網址列 中可見到本文件的實際網址。 

Step05.
按下右方的 共用 鈕。
選取 查看有存取權的使用者。 

Step06.
按一下左下方的 變更 超連結。
選取第三項 允許未登入的使用者進行編輯。
按下 儲存並關閉 鈕。 

Step07.
將網址列中的文件網址選取起來。
按滑鼠右鍵 / 選取 複製。 

Step08.
回到全球華文網部落格後台。
設定超連結文字並選取起來。本例為：連入 二字。
按下 工具列 / 超連結 鈕。
在對話方塊中：將 文件網址貼入 Link URL 文字方塊中。
在 Target 列示清單中選取 Open link in a new window。
按下 Insert 鈕。 

即可完成設定。以後學員只要進入部落格中，經由此連結即可輕鬆連入文件並輸入自己的資料。
但建議文件不宜開啟太久，以防個人資料外洩。所以完成蒐集後請將其關閉。

Step09.
重新回到 Google 文件的共用裡。
將 變更 連結中。選取 一律必須登入。
按下 儲存並關閉 鈕。 

Step10. 重回文件中，即可見到文件已經變為 未共用的項目。